Vuosijuhlan järjestäminen: aikataulu ja muistilista

Suunnitteluaikataulu

Vuosijuhlan aikajana

1. 12+ kkennen juhlaa

   Tavoite ja raamit

   Päätökset, jotka ohjaavat kaikkea muuta. Tässä vaiheessa ei tarvitse tietää yksityiskohtia, vaan suunta.

   • Juhlan tavoite ja kohderyhmä: henkilöstö, asiakkaat, sidosryhmät
   • Alustava päivämäärä ja varapäivä
   • Henkilömäärän haarukka
   • Paikkakunta ja saavutettavuus
   • Juhlapaikkojen kartoitus ja vapaat päivät
   • Yrityksen puolen vastuuhenkilö

   Meidän osuutemme: Te päätätte tavoitteen ja raamit, me kartoitamme tilat ja vapaat päivät.

   

2. 9–12 kkennen juhlaa

   Tila, konsepti ja runko

   Suosituimmat juhlapaikat, esiintyjät ja juontajat varataan usein tässä vaiheessa, erityisesti syys- ja joulukauden viikonlopuille.

   • Juhlapaikan varaus
   • Juhlan konsepti: illallinen, gaala tai cocktail-tilaisuus
   • Pääesiintyjä ja juontaja
   • Tuotannon runko ja vastuunjako
   • Alustava kustannusarvio

   Meidän osuutemme: Laadimme konseptin ja varaamme tilan sekä pääesiintyjät hyväksyntänne mukaan.

   

3. 6–9 kkennen juhlaa

   Ohjelma, tarjoilu ja ilme

   Juhlan sisältö tarkentuu. Tekniikan tarve riippuu ohjelmasta, joten ne suunnitellaan yhdessä.

   • Ohjelman rakenne ja puheenvuorot
   • Catering ja menu
   • Tekniikka: ääni, valo, screenit ja lava
   • Visuaalinen ilme: somistus, värit, juhlavuoden tunnus
   • Save the date -viesti vieraille

   Meidän osuutemme: Kokoamme ohjelman, tarjoilun ja tekniikan yhdeksi suunnitelmaksi.

   

4. 3–6 kkennen juhlaa

   Kutsut ja tuotannon tarkennus

   Kutsut lähtevät ja tuotanto muuttuu suunnitelmasta aikatauluksi.

   • Kutsut ja ilmoittautuminen
   • Ohjelmarunko minuuttiaikatauluna
   • Esiintyjien tekniset tarpeet ja sopimukset
   • Pohjapiirros ja pöytäjärjestyksen periaate
   • Kuljetukset ja majoitus tarvittaessa

   Meidän osuutemme: Laadimme ajoaikataulun ja pohjapiirroksen, sovimme esiintyjien tekniikan ja hoidamme kutsut, jos niin sovitaan.

   

5. 1–3 kkennen juhlaa

   Yksityiskohdat ja turvallisuus

   Vierasmäärä alkaa olla tiedossa. Nyt varmistetaan, että käytännön asiat toimivat myös täydellä salilla.

   • Vierasmäärän tarkennus ja erityisruokavaliot
   • Puhujien ja esiintyjien aikataulut
   • Tekniikan yksityiskohdat ja esitysmateriaalit screeneille
   • Järjestyksenvalvonta ja poistumistiet
   • Logistiikka: narikka, pysäköinti, kuljetukset
   • Tarvittavat ilmoitukset ja pelastussuunnitelma

   Meidän osuutemme: Hoidamme turvallisuus- ja logistiikkajärjestelyt sekä viranomaisilmoitukset tarvittaessa.

   

6. 2–4 vkennen juhlaa

   Lukitus

   Viimeiset viikot ovat tarkistamista, ei suunnittelua. Muutokset tehdään ennen lukitusta.

   • Lopullinen henkilömäärä tarjoilulle
   • Tuotantopalaveri kaikkien toimittajien kanssa
   • Tekninen tarkistus ja tilakatselmus
   • Aikataulun lukitus ja jakelu

   Meidän osuutemme: Pidämme tuotantopalaverin ja jaamme lukitun aikataulun kaikille osapuolille.

   

7. Juhlapäivätoteutus

   Rakennus, juhla ja purku

   Tuottaja on paikalla ensimmäisenä ja lähtee viimeisenä. Teidän tehtävänne on isännöidä juhlaa.

   • Rakennus ja tekniikan asennus
   • Äänitarkistus ja harjoitukset
   • Vieraiden vastaanotto
   • Ohjelma ja tarjoilu aikataulussa
   • Purku ja tilan luovutus

   Meidän osuutemme: Johdamme tuotantoa koko päivän rakennuksesta purkuun.